Portfólió
Könyvelés előkészítés
Az előkönyvelés annyit takar, hogy a könyvelő kérésének megfelelően összerakom a számlákat, teljesítés igazolásokat, igénylőlapokat.
Excelbe rögzítve akár a könyvelő vagy a vezető is könnyedén átláthatja a folyó ügyeket. Gyors összesítés is készíthető, de akár levelezési címek, teljesítés igazolások adatbázisára is alkalmas, amiből körlevél formátummal közvetlen nyomtathatjuk a címet a borítékokra/nyomtatványokra ezzel is időt spórolva.
Számlázás
Egy Excelbe könnyedén bevihetőek és nyilvántarthatóak, nyomon követhetőek a beérkezett kérelmek, számlák, megrendelések (Excel sorai az anyagok nyilvántartási számai). Nyomon követhető, hogy az adott ügy milyen státuszban van, a számlák mikor hova lettek kiküldve és milyen formában, ki lettek-e fizetve stb.
A számlázó programból azonnal digitalizálhatjuk a számlát, amiket mailen vagy az iktató/vállalat irányítás rendszeren keresztül cégkapura azonnal ki is küldhetjük.
HR és bér ügyintézés
Bérszámfejtőként jelenléti ívek alapján (szabadság, betegállomány) rögzítem a béreket egy programban, de részt veszek új dolgozók felvételében is (egyfajta HR-es feladatkörként).
Ilyen a hirdetés készítése, feladása, interjúztatás, beléptetés és kiléptetés leparírozása is, de ide tartozik, amikor az egyik dolgozó elmegy szülési szabadságra, helyettesíteni kell minél hamarabb, de a jogszabályoknak megfelelően.
Ott van az első házasok vagy a 25 év alattiak kedvezményei, a legújabb a 30 év alatti anyák kedvezménye stb.
Különbség van a Kormányzati szolgálati jogviszony és a Munkatörvény könyv szerint dolgozó alkalmazottak között. Más-más papírok kellhetnek egyik és másik jogviszonyban foglalkoztatottaknál. A HR-es egyfajta híd a munkáltató és a munkavállaló között.
Ügyfelekkel kapcsolattartás
Egy ügyes titkárnőnek jó kapcsolatot kell ápolnia a cég partnereivel (kapocs a cég a partnerek között).
Fontos, hogy kit hogyan érhet el leghamarabb, ha vészhelyzet lenne.
Vészhelyzet például, ha egy határidős anyaghoz nem érkezett be minden, vagy ha mondjuk egy szállítmány a határon áll és a NAV várja az információt, hogy az adott dolognak (legyen az növény védőszer vagy egyéb) hogyan állnak a papírjai.
Rendezvény- és csapatépítés szervezése
A jó partneri viszony fontos még, egy rendezvény megszervezése kapcsán is. Jó tudni, hogy melyik cég milyen elvárásokat támaszt a rendezvénnyel, megbeszéléssel kapcsolatban. (a kávé és üdítő bekészítésén túl azt is érdemes tudni, hogy projektoros, egyszerű egyeztetős, esetleg online meetinges formában lesz-e a megbeszélés). Ennek tekintetében kell a helyszínt kiválasztani, lefoglalni és beszerezni a szükséges eszközöket.
Fontos, hogy a megbeszélendő témákkal kapcsolatban mindenki megfelelően fel tudjon készülni, ehhez ellenőrizni kell, hogy minden címzett megkapta-e a tervezetet, tett-e valaki valami megjegyzést/észrevételt, a kijelölt időpont mindenkinek megfelelő-e.
Határidő figyelés
Erre akkor van szükség, ha sok határidős feladat és mellé rengeteg emailt kapunk
Ilyenkor az email fiókban érdemes több almappát létrehozni és írni egy szabályt, ha a tárgyban szerepel az adott szó akkor abba mappába repül bele. Persze ehhez szükséges a partnerek együtt működése is, hogy írják a szót a tárgyba ehhez is kell a jó ügyfélkapcsolat. Ha ez meg van, akkor naponta rá kell nézni (vagy megbízni valakit, hogy rendszeresen nézze) arra a mappára és bejelölni magunknak, hogy mikorra kell elvégezni a feladatot.
Persze vannak erre programok is ilyen a to do list, de ehhez meg kell tanulni a program kezelését.
Adatrögzítés, iktatás
Amikor adminisztrációról beszélünk egy halom papír jut eszünkbe, ennek egy része digitális formában is működik.
Gondoljunk csak arra, hogy ma már iktatóprogramokban/Vállalt irányítási rendszerekben és számlázó programokban kell dolgoznunk, mindenkinek van ügyfélkapuja a cégeknek cégkapuja. A hatóságoknál elektronikusan kell/célszerű beadni mindent legyen szó egy kérelemről, jogosítvány hosszabbításról vagy a közművek átíratásáról. Persze ennek egy részét papíron is ki kell tölteni és szkennelve vagy fotózva beadni mivel sokan nem rendelkezünk elektronikus aláírással.
Ennek a hibrid rendszernek az áthidalására kapóra jön egy Excel illetve iktatóprogram mágus, jelen esetben egy titkárnő, aki otthon van a papíros és digitális rendszerek kezelésében is.
Hanganyag utáni gépelés
A rendezvény elszámolásához jelenléti ívre és jegyzőkönyvre is szükség lehet (ez lehet klasszikus papíros gépelős, de videós vagy hangrögzítős formában is megoldható így később is visszahallgatható és legépelhető), ez biztosítja, hogy a költségek tervezhetőek, elszámolhatóak és a megbeszélés témái visszakereshetőek legyenek.