10 tipp haladó irodistáknak, cégvezetőknek a hatékony időgazdálkodáshoz

Nagyon sok múlik a teljesítményünket illetően azon, hogy mennyire jól osztjuk be az időnket. És perszer fordítva is igaz: Ha jól osztjuk be az időnket, akkor több szabadidőnk marad.

1. Ismerj meg és használj hatékonyságnövelő appokat (trello, to do list).
2. Priorizálj (mi az, aminek mindenképp meg kell lennie ma, napi, heti, havi feladatok).
3. Kapcsold a feladatokat (mi az, ami megfér egymás mellett, pl. szignálás-cégkapuzás; postázás-kivezetés).
4. Használd ki az 5 perceket (pl. amíg átmész a másik irodába vidd magaddal pl. a tanulókártyáid és nézd át őket, sokszor 5 perc hatékonyabb, mint egybe 30 perc).
5. Dolgozz csapatban.
6. Nemet mondás (mindig indokoljunk, ajánljunk fel alternatívát, legyenek feltételek, kérdezzünk rá a következményekre).
7. Találd meg az előnyt a feladatokban (pl. ha ezt megcsinálom akkor az lesz a jó hogy…).
8. Delegálás (ehhez kell a megfelelő személy, mérjük fel az elérhető eredményeket, fordítsunk időt a feladat átadására, legyen mindig bizalom. Ezek a kérdések segítenek: Mit, Ki, Miért, Hogyan, Milyen eszközzel, Mikorra; fontos a nyomkövetés és az értékelés).
9. 2 perces szabály (van vele teendő? Ha nincs akkor kuka, ha van és 2 perc alatt el lehet intézni csináljuk meg, ha nem akkor delegáljuk vagy elhalasztjuk).
10. Tartsuk rendet: ha sok infót vagy ötletet gyűjtünk egyszer még jó lesz alapon, akkor a legjobb megoldás, ha a gépünkön a naptárba, arra a napra amikor jött/ eszünkbe jutott írjuk fel, (ha olyan akkor telefonszámmal pl. mesterember), akár színnel is megjelölhetjük. Könnyebb az évszámra vagy az évszakra visszaemlékezni és helytakarékos is.

Bónusz

Halogatás ellen SMART: Specifikus à mit szeretnék elérni; Mérhető à hogy tudom mérni, hogy elértem a célt, Attraktív/vonzó à kész vagyok, hogy tegyek érte, Reális à meg lehet tenni, Tervezett időtartam à pontosan mikor akarom elérni.